Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Verticom Groupia sekä sen alaisia Verticom Oy:tä ja Verticom Services Oy:tä. Yritykset toimivat samoissa liiketiloissa ja palvelevat samoja asiakkaita liiketoiminnan eri osa-alueilla.

Me Verticomilla arvostamme yksityisyyttäsi. Verticom tarjoaa palveluita ainoastaan yrityksille, mutta jokaisen yrityksen toiminnan mahdollistaa ihmiset, ja mekin tallennamme henkilötietoja esimerkiksi yrityksessä päättävässä asemassa olevista henkilöistä sekä yrityksen nimeämistä yhteyshenkilöistä.

Verticom pyrkii erinomaisuuteen kaikessa toiminnassaan, myös sinun tietosuojastasi huolehtimisessa.

Verticom rekisterinpitäjänä

Rekisterinpitäjä on se taho, joka tekee päätökset tiedon käsittelystä ja sen turvallisesta toteuttamisesta. Verticom on näin ollen rekisterinpitäjän roolissa puhuttaessa Verticomin asiakas-, markkinointi-, toimittaja- sekä henkilöstöhallinnon rekistereistä.

Verticom tietojen käsittelijänä

Verticom tarjoaa laajoja palveluita asiakkailleen mukaan lukien konesalipalvelut, ympäristöjen hallinta- sekä ylläpitopalvelut ja erilaiset asiantuntija ja muutostyöt asiakkaan ympäristössä. Asiakkaidemme tarjoamista palveluista riippuen Verticom saattaa tässä yhteydessä toimia tietojen käsittelijänä.

Tietojen käsittelijänä toimiessaan Verticom noudattaa kyseisen asiakkaan antamaa ohjeistusta tietojen käsittelystä, joka on tarkemmin määritelty palvelusopimuksessa ja sen liitteissä. Mikäli haluat tiedustella asiasta lisää, otathan ystävällisesti yhteyttä sivun alaosasta löytyvään osoitteeseen tai sinulle nimettyyn palveluneuvojaan.

Mitä ’henkilötieto’ ja sen käsittely ovat?

Henkilötietoa on kaikki sellainen tieto, joka koskee luonnollista henkilöä tai hänen elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti häntä, hänen perhettään tai samassa taloudessa eläviä koskeviksi (Henkilötietolaki 3 § ja EU 2016/679). Näin ollen esimerkiksi nimitiedot, yhteystiedot, taloustiedot, terveystiedot ja IP-osoitteet, silloin kun ne voidaan liittää muihin tunnistetietoihin.

Käsittelyksi puolestaan katsotaan kaikki vastaanottamisesta ja käyttämisestä aina säilyttämiseen ja arkistointiin saakka.

Verkkosivustollamme vierailu

Sivustollamme vierailusta jää IP-osoite tietoomme, sitä ei kuitenkaan käytetä tai liitetä tietoihisi, jollei tietoturvatapahtuman selvittäminen sitä vaadi. Toisin sanoen lokitietoja kerätään ainoastaan ylläpidollisiin ja erityistä selvitystä vaativien tilanteiden ratkaisuun.

Huomaathan kuitenkin, että Google Analytics voi tallentaa sinusta tietoja vierailusi aikana, heidän tietosuojaselosteensa pääset lukemaan täältä. (https://www.google.com/intl/fi_fi/policies/privacy/)

Mikäli jätät meille yhteydenottopyynnön, täytäthän vain ne tiedot, jotka haluat saattaa tietoomme. Tietosi ja lähettämäsi viesti välittyvät myynnille ja tallentuvat markkinointirekisteriimme.

Rekistereiden suojauksen periaatteet

Vertcom noudattaa hyvää tiedonkäsittelytapaa tiedon elinkaaren kaikissa vaiheissa. Henkilökunnalle on laadittu turvallisuusohje jota päivitetään säännöllisin väliajoin.

Yrityksen ympäristön fyysisestä, teknisestä sekä hallinnollisesta turvallisuudesta on huolehdittu asianmukaisesti. Toimenpiteet arvioidaan ja niitä päivitetään säännöllisin väliajoin. Julkisesti jaettavassa dokumentaatiossa näitä toimia pyritään kuitenkin käsittelemään hyvin suppeasti, jotta itse seloste ei aiheuta uhkaa ympäristön tai siinä säilytettävän tiedon luottamuksellisuudelle, eheydelle tai saatavuudelle.

Missä tietoa käsitellään?

Kaikki tiedon käsittely Verticomin toimesta tapahtuu EU:n ja ETA:n alueella.

Markkinointirekisteri

Markkinointirekisterin tarkoituksena on mahdollistaa uusasiakashankinta. Tietoja voidaan käyttää markkinointimateriaalin tai liikelahjojen lähettämiseen, tapahtumakutsujen lähettämiseen sekä muihin yhteydenottoihin puhelimitse tai sähköpostitse.

Tallennamme markkinointirekisteriimme tietoja mahdollisista asiakkaista. Tätä rekisteriä ylläpidetään säännöllisesti ja tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli asiakkuutta ei synny tai kontaktia ei ole ollut vuoden tarkastelujakson aikana. Sinulla on milloin tahansa oikeus pyytää tietojesi poistamista ja markkinoinnin lopettamista.

Markkinointirekisteriin tallennettavat tiedot voidaan hankkia useilta yrityksiltä, jotka tarjoavat markkinointiin käytettäviä yhteystietoja. Lisäksi Verticomin henkilökunta pyrkii luomaan uusia kontakteja esimerkiksi alan tapahtumissa jolloin näiden henkilöiden tiedot voidaan liittää osaksi markkinointirekisteriä.

Tallennamme sinusta seuraavia tietoja:

  • nimi
  • työnantaja/edustamasi yrityksen nimi
  • asemasi yrityksessä
  • yhteystiedot kuten puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi

Lisäksi edellä mainittujen tietojen yhteyteen voidaan tallentaa lyhyitä muistiinpanoja kanssakäymisestä ja esimerkiksi lähetetystä markkinointimateriaalista.

Verticom voi luovuttaa tietoja toimittajille. Luovutus perustuu aina asiakkaalta tulleen pyynnön käsittelyyn.

Esimerkki tällaisesta tilanteesta on laite- tai ohjelmistohankintaan liittyvä tarjouspyyntö jolloin toimittaja ja/tai laitevalmistaja vaatii loppuasiakkaan tiedot yhteyshenkilöineen.

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisterin tarkoitus on sopimuksellisten velvoitteiden täyttäminen sekä muu liketoimintaan liittyvä välttämätön viestintä asiakasyrityksen edustajien kanssa.

Asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan tarjouksen laatimisen, sopimusneuvotteluiden, sopimuksen voimaanastumisen ja sopimuskauden aikana tapahtuvien muutosten myötä asiakasyrityksen edustajalta

Tallennamme sinusta seuraavia tietoja:

  • nimi
  • työnantaja/edustamasi yrityksen nimi
  • yhteystiedot kuten puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi

Huomaathan että noudatamme lain määräämiä säilytysaikoja esimerkiksi kirjanpitomme yhteydessä. Nimi- ja yhteystietosi voivat tässä yhteydessä säilyä rekisterissämme jopa 10 vuotta. Kuten Euroopan Unionin uusi tietosuoja-asetus määrää, näiden tietojen säilytykselle meillä on lainmukainen peruste eikä niitä voida poistaa unohtamispyynnöstä huolimatta aiemmin.

Verticom voi luovuttaa tietoja sopimusehtojen mukaisesti alihankkijoilleen sekä toimittajille. Luovutus perustuu aina sopimusvelvoitteiden täyttämiseen tai asiakkaalta tulleen uuden pyynnön käsittelyyn.

Esimerkki tällaisesta tilanteesta on laite- tai ohjelmistohankintaan liittyvä tarjouspyyntö jolloin toimittaja ja/tai laitevalmistaja vaatii loppuasiakkaan tiedot yhteyshenkilöineen.

Mikäli olet ottanut käyttöösi Verticom Palveluportaalin, voit tarkastaa itsestäsi tallennetut tiedot myös kirjautumalla portaaliin. Jos et vielä ole ottanut portaalia käyttöön, mutta haluat sen tehdä, olethan yhteydessä omaan palveluneuvojaasi.

Mikäli työsuhteesi edustamaasi yritykseen päättyy tai työsi luonteeseen syntyy muutoksia, muistathan ilmoittaa muutoksista meille.

Yhteystietomme

Sinulla on oikeus tarkastaa itsestäsi tallennetut tiedot, pyytää tietojesi korjaamista, tulla unohdetuksi ja pyytää tietojesi siirtoa kuten Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) määrää. Kaikki asetuksen sekä mahdollisen muun Suomen lain määräämät oikeudet ovat käytössäsi, mikäli muusta laista tai viranomaismääräyksestä ei muuta johdu.

Tietosuojaan liittyvissä tiedusteluissa ja pyynnöissä voit olla yhteydessä:

privacy@verticom.fi tai +358 10 850 3100

Vastaamme sähköpostitiedusteluihin kolmen (3) työpäivän kuluessa. Huomaathan, että kaikki pyynnöt tulee kuitenkin esittää kirjallisesti ja Verticomin tulee voida varmistua pyyntöjen oikeellisuudesta.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tietosuojaselosteen tarkastus sekä päivittäminen on tarpeellista aika ajoin. Voit halutessasi tarkastaa edellisen päivityksen ajankohdan tämän sivun alalaidasta. Suosittelemme, että luet selosteen säännöllisin väliajoin. Halutessasi voit myös pyytää meiltä lisätietoa.

 

Tämä seloste on viimeksi päivitetty 17.8.2017.

Google Tietosuojakäytäntö: https://www.google.com/intl/fi_fi/policies/privacy/